Finanzplanung & Controlling für die öffentliche Verwaltung
Projektfinanzen im Griff – ganz ohne Installation.
PubFin ist das Finanz- und Controlling-Werkzeug für Projekte im
öffentlichen Sektor: Mehrjahresplanung, Mittelbindung, Soll-Ist-Vergleich
und kassenrechtliche Feststellungsvermerke in einer einzigen Datei.
Es genügt ein Browser – keine Installation, keine
Administratorrechte, keine Cloud.
Im öffentlichen Sektor werden Projektfinanzen bislang meist in einzelnen
Tabellen geführt. PubFin ersetzt diesen Flickenteppich durch ein
strukturiertes, dateibasiertes Werkzeug – ohne den Aufwand einer
Server-Lösung.
Die heutige Situation
×Projektfinanzen leben in verstreuten Excel-Dateien – mit Versionschaos und Übertragungsfehlern.
×Keine saubere Mehrjahreslogik und kein belastbarer Plan-Ist-Vergleich.
×Mittelbindung (Obligo) und kameralistische Sicht fehlen.
×Server-Software scheitert oft an IT-Freigaben, Datenschutz und Budget.
Mit PubFin
Ein Werkzeug, das ohne Server und ohne Installation auf jedem Arbeitsplatz läuft.
Mehrjahresplanung mit Budgets, Mittelbindung und Ist-Erfassung in einem konsistenten Datenmodell.
Budget, Plan, Obligo und Ist sind jederzeit gegenübergestellt – pro Jahr und gesamt.
Projekte werden als einzelne Dateien (XML/JSON) übergeben – wie eine Excel-Datei, nur strukturiert.
Der entscheidende Vorteil
Sofort einsatzbereit – es genügt ein Browser
Im öffentlichen Sektor sind Arbeitsplätze häufig streng reguliert:
gesperrte Rechner, keine Möglichkeit, Software zu installieren, lange
IT-Freigabeprozesse. PubFin ist genau für diese Realität gebaut.
Keine Installation · keine Admin-Rechte · keine Cloud · keine Freigabe nötig
Keine Installation, keine Admin-Rechte
PubFin ist eine einzige HTML-Datei. Doppelklick im Browser genügt – kein Setup, kein Installer, keine Administratorrechte. Genau richtig für gesperrte Behördenarbeitsplätze, an denen Mitarbeitende keine Software installieren dürfen.
Kein Server, keine Cloud
Es gibt nichts zu betreiben und nichts freizuschalten: keine Serverbeschaffung, kein Cloud-Dienst, kein Lizenzserver. Die Anwendung läuft vollständig lokal im Browser – auch in abgeschotteten Netzen ganz ohne Internetzugang.
Keine IT-Freigabeprozesse
Eine einzelne, lesbare Datei lässt sich von der IT-Sicherheit prüfen und wie ein Dokument weitergeben. Eine strikte Content-Security-Policy unterbindet jede externe Verbindung – nachweisbar im Netzwerk-Tab des Browsers.
Sofort einsatzbereit
Datei kopieren, öffnen, loslegen. Keine Wartezeit auf Beschaffung oder Freigabe – PubFin ist in Sekunden startklar und funktioniert auf jedem aktuellen Chrome- oder Edge-Arbeitsplatz.
Funktionsumfang
Alles für die Projektsteuerung – in einer Datei
Von der Mehrjahresplanung über Mittelbindung und Rechnungserfassung bis
zum Controlling und Excel-Export. Jede Funktion ist auf den Arbeitsalltag
in Haushalt und Controlling zugeschnitten.
Mehrjahresplanung
Kostenplanung über mehrere Jahre als editierbare Matrix: Jahr → Kostenstelle → Position. Kostenstellen und Kostenarten sind frei definierbar – kein starrer Kontenrahmen.
Budgets & Auslastung
Mehrere Budgets je Projekt – als Gesamttopf oder in Jahresscheiben. Die Auslastung (Budget − Obligo − Ist = Verfügbar) wird live berechnet.
Verträge & Mittelbindung
Verträge binden Mittel pro Jahr (Obligo). Gegen einen Vertrag verbuchte Rechnungen reduzieren das Restobligo des jeweiligen Jahres automatisch.
Rechnungen & Ist-Erfassung
Rechnungen mit Netto, MwSt und Brutto, Status und Positionen. Verknüpfung mit geplanter Position, Vertrag und Budget – auch ungeplante Rechnungen werden ausgewiesen.
Feststellungsvermerke & Projektmitarbeiter
Projektmitarbeiter mit Rolle im Projekt pflegen – ihre Namen stehen bei den Feststellungsvermerken „sachlich richtig“ und „rechnerisch richtig“ zur Auswahl. Anordnungsreferenz (Kassenzeichen) und automatische Prüfungen vor Freigabe unterstützen den kassenrechtlichen Workflow.
E-Rechnung importieren
XRechnung-Dateien lassen sich direkt einlesen; Positionen werden übernommen, Zuordnungen und Jahr können danach geprüft werden.
Controlling & Soll-Ist
Dashboard mit Budget, Plan, Obligo, Ist, Verfügbar und Abweichung – pro Jahr und gesamt. Plan-Ist-Matrix und grafische Auswertung je Position.
Frühwarnungen (Ampel)
Konfigurierbare Schwellenwerte je Projekt: Warnung und kritischer Status anhand der Budgetauslastung, übersichtlich auf dem Dashboard.
Kaufmännisch ↔ kameralistisch
Umschaltbare Sicht zwischen kaufmännischer und kameralistischer Darstellung sowie zwischen Netto und Brutto – ohne die zugrunde liegenden Daten zu verändern.
Excel-Export
Auswertung als .xlsx mit deutschen Spaltenüberschriften: Übersicht, Plan-Ist, Verträge, Budgets und Rechnungen – inklusive Feststellungsvermerke. Vollständig im Browser erzeugt, ohne externen Dienst.
Verlustfreier XML/JSON-Austausch
Projekte werden als XML oder JSON gespeichert und übergeben. Export und Import erzeugen ein identisches Datenmodell (verlustfreier Round-Trip).
Benutzerdefinierte Felder
Eigene Felder für Positionen und Rechnungen (Text, Zahl, Betrag, Datum, Link) – im Projekt gespeichert und beim Austausch mitgeführt.
Auftragnehmer-Liste
Eine projektweite Auftragnehmer-Liste stellt Lieferanten als Auswahl in Verträgen und Rechnungen bereit – weniger Tippfehler, einheitliche Schreibweisen.
Änderungshistorie
Jede Speicherung wird mit Zeitpunkt, Bearbeiter und fortlaufender Revision protokolliert – ein nachvollziehbarer Prüfpfad direkt in der Projektdatei.
Ansichtsmodus & Lizenz
Die Lizenz wird ohne Internetverbindung geprüft und schaltet die Vollversion frei. Ohne gültige Lizenz öffnet PubFin im schreibgeschützten Ansichtsmodus – ideal für Leitung und Prüfung.
Einsatzszenarien
Drei typische Einsatzszenarien
Beispielhafte Szenarien aus der Verwaltungspraxis – so arbeiten
Projektverantwortliche mit PubFin.
HOCHBAUAMT · KREISFREIE STADT
Schulsanierung über vier Haushaltsjahre
Ein Sachgebiet im Hochbauamt steuert die Generalsanierung einer Gesamtschule: 6,8 Mio. € über vier Haushaltsjahre, 14 Gewerke, über 40 Verträge und Nachträge. Bisher: drei Excel-Dateien mit unterschiedlichen Ständen, und vor jeder Gremiensitzung zwei Tage Abstimmung, welche Zahl eigentlich stimmt. Mit PubFin liegt eine Projektdatei auf dem Netzlaufwerk: Jeder Vertrag bindet Mittel als Obligo, jede geprüfte Rechnung senkt das verfügbare Budget in Echtzeit. Für den Bauausschuss genügt der Excel-Export.
„Wie viel ist im Haushaltsjahr noch frei?“ – ein Blick statt Wochenendarbeit.
LANDESBEHÖRDE · REFERAT
Fördermittelprojekt mit Verwendungsnachweis
Ein Referat setzt ein IT-Modernisierungsprojekt mit Bundes-Förderung um. Kritisch ist der Verwendungsnachweis: Jede Ausgabe muss belegbar, geprüft und dem richtigen Jahr zugeordnet sein. Für eine Serverlösung hätte der interne Freigabeprozess Monate gedauert – PubFin lief am Tag der Entscheidung, weil es als einzelne Datei im Browser startet und nichts installiert wird. Die Feststellungsvermerke mit Vier-Augen-Prinzip dokumentieren die rechnerische und sachliche Prüfung direkt am Beleg. Beim Zwischennachweis wird der Belegstand nach Excel exportiert und eingereicht – ohne eine einzige Zahl abzutippen.
Prüffähiger Verwendungsnachweis direkt aus dem Belegbestand.
GEMEINDE · KÄMMEREI
Feuerwehrgerätehaus ohne eigene IT-Abteilung
Eine Gemeinde mit 9.000 Einwohnern baut ein Feuerwehrgerätehaus. Einen Projektcontroller gibt es nicht – der Bauamtsleiter macht die Finanzsteuerung mit, die Kämmerin will monatlich den Stand sehen. Eine Cloud-Lösung scheitert schon an der Frage, wer den AV-Vertrag prüfen soll. PubFin braucht diese Diskussion nicht: Die Daten bleiben auf dem Gemeinde-Laufwerk, die vorhandene Datensicherung greift automatisch. Der Bauamtsleiter pflegt Verträge und Rechnungen, die Kämmerin öffnet dieselbe Datei im Ansichtsmodus – lesen ja, ändern nein. Beschafft wurde per Direktauftrag.
Vom Angebot bis zum produktiven Einsatz: sechs Arbeitstage.
Beschaffung
Einfach zu beschaffen
Nicht nur technisch, auch organisatorisch ist die Hürde niedrig: PubFin
lässt sich für ein einzelnes Projekt oder Referat üblicherweise direkt
beschaffen – ohne aufwändiges Vergabeverfahren.
Geringer Auftragswert
Durch den niedrigen Lizenzpreis je Arbeitsplatz bleibt der Gesamtwert klein. Für eine typische Projektgröße – etwa eine Handvoll Nutzer – bewegt er sich damit in vielen Fällen in einem Rahmen, der als Direktauftrag im Unterschwellenbereich beschafft werden kann.
Häufig ohne förmliches Verfahren
In der Regel ist so eine Entscheidung auf Projekt- oder Referatsebene möglich – ohne aufwändiges, förmliches Vergabeverfahren und ohne Ausschreibung. Das verkürzt den Weg von der Auswahl bis zum Vertrag erheblich.
Eher Tage als Monate
Zusammen mit „läuft im Browser, ohne Installation“ entfällt der übliche Aufwand: keine IT-Freigabe, kein Rollout, kein langes Beschaffungsverfahren. Von der Entscheidung bis zum produktiven Einsatz sind es so meist Tage statt Monate.
Diese Information ersetzt keine Rechtsberatung. Ob und in welchem
Verfahren beschafft wird, entscheidet die zuständige Vergabestelle im
Einzelfall; maßgeblich sind die jeweils geltenden Wertgrenzen und
internen Regelungen der Behörde (Wertgrenzen können sich ändern).
Datenschutz & Datenhoheit
Ihre Daten verlassen den Arbeitsplatz nicht
PubFin ist bewusst vollständig offline und in sich abgeschlossen. Das ist
kein Zusatz, sondern Grundprinzip – und im Behördenkontext der
entscheidende Unterschied zu Cloud- und Serverlösungen.
Nachweisbar im Netzwerk-Tab:
Keine CDN-Referenzen
Keine entfernten Schriften
Keine Telemetrie / Analytics
connect-src 'none' (strikte CSP)
Daten bleiben am Arbeitsplatz
Projektdaten werden als lokale Dateien gespeichert, Stammdaten im Browser des Geräts. Nichts wird übertragen – DSGVO-konform durch die Architektur.
Keine externen Verbindungen
Keine CDNs, keine externen Schriften, kein Tracking, keine Update-Abfrage. Alle Bibliotheken sind in der Datei enthalten; eine strikte CSP unterbindet jeden externen Aufruf.
Eine prüfbare Datei
Die Auslieferung ist genau eine HTML-Datei mit lesbarem Quelltext – gut geeignet für die IT-Sicherheitsprüfung und die Weitergabe wie ein Dokument.
Offline-Lizenzprüfung
Die Lizenz wird sicher und vollständig ohne Internetverbindung geprüft. Kein Lizenzserver, keine Aktivierung im Netz – der Lizenznehmer wird jederzeit transparent angezeigt.
Neu: PubFin Cloud
PubFin Cloud – ganz ohne Download
Sie möchten keine Datei verteilen und verwalten? Mit PubFin Cloud
nutzen Sie dieselbe Anwendung über eine gesicherte Anmeldung direkt im
Browser. Und das Wichtigste bleibt unverändert: Es werden
keinerlei Projektdaten vom Arbeitsplatz ins Internet
übertragen – alles bleibt sicher und lokal.
Kein Download · Daten bleiben lokal · Server sieht keine Projektdaten
PubFin Cloud öffnen Sie über eine gesicherte Anmeldung direkt im Browser – nichts herunterladen, nichts kopieren, nichts verteilen. Immer die aktuelle Version, auf jedem aktuellen Chrome- oder Edge-Arbeitsplatz.
Daten bleiben am Arbeitsplatz
Trotz Online-Zugang verlassen Ihre Projektdaten den Arbeitsplatz nicht: Sie werden weiterhin ausschließlich lokal gespeichert (als Datei oder im Browser des Geräts). Der Server übernimmt nur Anmeldung und Lizenz und sieht niemals Projektdaten.
Lizenz ohne Schlüssel-Eingabe
Nach der Anmeldung wird die Lizenz automatisch und sicher zugewiesen – kein Lizenzschlüssel zum Kopieren, keine Aktivierung von Hand. Der Lizenznehmer wird wie gewohnt transparent angezeigt.
Gleicher Funktionsumfang
Es ist dieselbe Anwendung mit denselben Funktionen wie die Offline-Datei – Mehrjahresplanung, Mittelbindung, Rechnungen und Soll-Ist – nur zentral bereitgestellt und ohne Dateiverteilung.
Zielgruppe & Anwendungsfälle
Gebaut für den Arbeitsalltag der öffentlichen Verwaltung
Behörden & Kommunen
Projektverantwortliche sowie Haushalts- und Controlling-Sachbearbeitung in Behörden, Kommunen und nachgeordneten Einrichtungen.
Projekt- & Amtsleitung
Leitungsebenen, die Plan-Ist-Berichte lesen und freigeben – im schreibgeschützten Ansichtsmodus, ohne Bearbeitungslizenz.
Gesperrte Arbeitsplätze
Verwaltete Windows-Arbeitsplätze ohne Admin-Rechte, mit restriktivem Netz und Chrome oder Edge als Standardbrowser.
Typische Anwendungsfälle
Mehrjährige Investitions- und Projektbudgets planen und überwachen
Mittelbindung (Obligo) führen und gegen Rechnungen abbauen
Feststellungsvermerke und Anordnungsreferenz auf Rechnungen dokumentieren (Vier-Augen-Prinzip)
Soll-Ist-Vergleich für Berichte an die Leitung erstellen
Projektdatei sequenziell übergeben – „wie eine Excel-Datei“
Auswertung als Excel für Akte und Gremien exportieren
Drittmittel, Eigenanteil und Haushaltstitel getrennt abbilden
Loslegen
PubFin kennenlernen
Sehen Sie PubFin an Ihrem eigenen Anwendungsfall: Mehrjahresplanung,
Mittelbindung und Soll-Ist – vollständig im Browser, ohne
Installation. Fordern Sie eine Demo an oder stellen Sie Ihre Fragen.
Ehrliche Antworten auf die Fragen, die uns Verwaltungen am häufigsten
stellen.
Können mehrere Personen gleichzeitig an einem Projekt arbeiten?
PubFin arbeitet bewusst dateibasiert: Eine Projektdatei wird zu einem Zeitpunkt von einer Person bearbeitet – wie Sie es von Dokumenten auf dem Netzlaufwerk kennen, nur mit Struktur und Prüfmechanik statt freier Excel-Zellen. Das verhindert Bearbeitungskonflikte, ohne dass ein Server nötig wäre. Die Übergabe erfolgt einfach über Ihr Netzlaufwerk. Parallel dazu können beliebig viele Personen dieselbe Datei im Ansichtsmodus öffnen und lesen – zum Beispiel die Amtsleitung vor der Haushaltsbesprechung. Eine Änderungshistorie ermöglich eine transparente Nachvollziehbarkeit von Bearbeitungen.
Was passiert, wenn die Projektdatei verloren geht? Wie funktioniert die Datensicherung?
Ihre Projektdatei ist eine normale Datei auf Ihrem Laufwerk. Liegt sie auf einem Netzlaufwerk Ihrer Verwaltung, greifen Ihre bestehenden Sicherungsroutinen automatisch – Sie brauchen kein zusätzliches Backup-Konzept und keinen neuen Prozess. Zusätzlich können Sie den Datenstand jederzeit als Excel-Datei exportieren. Es gibt keinen Anbieter-Lock-in: Ihre Daten liegen bei Ihnen, nicht bei uns.
Ersetzt PubFin unser HKR-Verfahren oder unsere Fachverfahren?
Nein – bewusst nicht. Anordnungswesen, Kasse und Haushaltsüberwachung bleiben führend in Ihrem HKR-/ERP-Verfahren. PubFin ergänzt die Ebene, die dort meist fehlt und heute in verstreuten Excel-Dateien liegt: die projektbezogene Mehrjahresplanung, Mittelbindung (Obligo), Rechnungsprüfung mit Feststellungsvermerken und das Soll-Ist-Controlling. Es ist keine Schnittstelle erforderlich und kein bestehendes Verfahren betroffen – dadurch bleibt auch der Einführungsaufwand minimal.
Welche Browser werden unterstützt?
PubFin läuft in aktuellen Versionen von Microsoft Edge und Google Chrome – Edge ist in den meisten Verwaltungen ohnehin Standard. Es sind keine Plugins, Erweiterungen oder Sonderfreigaben nötig.
Wie funktionieren Updates?
Eine neue Version von PubFin ist einfach eine neue Datei. Sie ersetzen die alte Anwendungsdatei – fertig. Ihre Projektdaten bleiben davon unberührt, ein Wartungsfenster oder ein Termin mit der IT ist nicht nötig.
Ist PubFin wirklich offline? Was sieht der Anbieter von unseren Daten?
Nichts. Die Anwendung läuft vollständig in Ihrem Browser, es findet keine Datenübertragung statt – das können Sie selbst nachweisen, indem Sie die Entwicklerwerkzeuge Ihres Browsers öffnen (F12, Reiter „Netzwerk“). Auch die Lizenzprüfung erfolgt offline über eine signierte Lizenzdatei. Bei der optionalen Online-Bereitstellung über PubFin Cloud sieht unser Server ausschließlich Anmeldung und Lizenz – Ihre Projektdaten verlassen Ihren Arbeitsplatz auch dort nicht.
Wie viele Rechnungen und Verträge verkraftet eine Projektdatei?
PubFin ist für projektbezogenes Controlling ausgelegt und verarbeitet die Daten lokal auf Ihrem Rechner – die Geschwindigkeit hängt also nicht von Netz oder Server ab.
Kann die Leitung mitlesen, ohne eine Lizenz zu benötigen?
Ja. Jede Projektdatei lässt sich im Ansichtsmodus öffnen: alles lesen, nichts verändern. So kann sich die Amts- oder Projektleitung jederzeit ein Bild machen, ohne dass dafür ein Arbeitsplatz lizenziert werden muss. Für Berichte an Gremien steht zusätzlich der Excel-Export bereit.
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